아무도 말해주지 않은 비즈니스 시크릿

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독서: 아무도 말해주지 않는 비즈니스 시크릿(정성규 과장님 추천)

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*보고를 할 때는 간결하고 명확해야 한다.

중요한 정보나 사안을 간단 명료하게 정리하여 전달하는 능력은 비즈니스에서 상당히 가치 있는 자산이다. 가장 먼저 들은 내용이 각인되기 때문에 가장 먼저 말한 핵심요점과 결론에 맞춰 당신이 덧붙이는 설명을 한다면 상대방은 쉽게 잘 이해할 수 있고, 원활하게 의사소통할 수 있을 것이다.

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*관리자는 부서에서 일어나는 모든 일을 알고 있어야 한다.

이는 하나의 부서를 맡고 있는 부서장뿐 아니라, 직접 관리하는 부하직원은 없지만 프로젝트를 관리하는 프로젝트 매너저에게 적용되는 원칙이다.

이는 부하직원이나 프로젝트 팀원은 자신의 상사에게 부서에서 일어나는 모든 일을 알려야 할 책임이 있다는 의미이기도 하다.

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*상사가 모든 일의 진행상황을 알 수 있도록 철저히 보고하라.

예상치 못한 문제로 놀라길 원하는 관리자는 없다. 주저하지 말고 상사에게 바로 보고하라. 단, 해결방안을 같이 제시하라. 이는 오히려 곤경에 빠진 당신을 구해 줄 뿐 아니라 신뢰를 얻게 해줄 것이다.

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*직속상사가 자신의 ‘보스’라는 사실을 잊지마라.

 

*상사가 원하는 것을 가장 우선적으로 처리하라.

대체로 상사가 어떤 업무를 지시할 때는 그것이 당장 실행되어야 할 충분한 이유가 있다. 더군다나 상사는 당신이 더 긴급하다고 판단한 프로젝트를 수행하는 것보다 자신이 지시한 일을 수행하는 것을 더 높이 평가하는 경향이 있음을 명심하라.

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*책임자의 동의 없이 다른 부서의 업무 영역을 절대 침범하지 말라.

타 부서의 업무 영역에 관여해야 할 때에는 각별히 조심해야 한다.

1)다른 부서 직원을 활용해야 할 때: 해당부서장의 사전동의를 얻어라. 그 직원이 중요한 업무를 수행하고 있는 상황일 수 있기 때문이다.

2)특별한 프로젝트를 수행하거나 출장을 가야할 때: 공식적인 경로를 통해 사전 논의를 하고 프로젝트를 맡겨야 한다.

3)고객이나 외부인과 다른 부서의 업무와 관련된 약속이나 거래를 해야할 경우: 책임 있는 관리자에게 사전 동의를 구하지 않았다면 섣불리 약속을 해서는 안된다. 당신에게 그럴 권한은 없다. 더군다나 다른 부서에서 어떤 이유에서든 당신이 약속한 그 일을 추진할 수 없는 상황일 수 있다.

4)다른 부서나 직원에게 부여된 일을 당신이 하고자 할 때

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*다른 사람들의 조언을 구하는 습관을 길러라.

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*다른 부서에서 수행한 일에 대한 불만은 업무담당자에게 직접 말하라.

불만사항이 있다면 먼저 업무 담당자에게 통보하여 개선할 수 있는 기회를 주어야 한다. 그렇게 했는데도 개선되지 않았을 때만 상사를 찾아라.

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*프로젝트 수행과정

1단계.프로젝트 목표의 수립

2단계.프로젝트의 제반사항과 과정 계획

-프로젝트의 수행단계를 결정하라.

-인력,비용,설비 등 필요자원을 확정하라.

-일정을 확정하라.

3단계.계획의 실행

4단계.진행상황 점검 및 수정 계획 수립

-병목,지체,단절 등이 일어난 곳은 없는지 확인하고 시간,자금,인력 등을 더 투입하여 문제상황을 빠르게 해결하라.

-필요한 경우 일정을 수정하라.

5단계.프로젝트의 정시 완료

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*프로젝트가 충분히 진행되었다면 더 나아가지 말고 정시에 완료하라.

 

*전통적인 조직이론에서는 한 사람의 상사에게 직접 보고하는 부하직원의 수가 6~7명을 넘지 않도록 하라고 권고한다.

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*모든 일을 혼자서 다 하려 마라.

중간관리자나 경영자는 자신이 출장이나 휴가로 인해 자리를 비우더라도 일이 원활하게 돌아갈 수 있도록 일을 조직화해야 할 책임이 있다. 한편 직원들의 능력개발에 가장 좋은 방법은, 실패한다고 해도 아주 심각한 위험이나 곤란한 상황에 처하지 않을 정도의 일을 책임지고 완수하도록 맡기는 것이다. 아주 사소한 일조차 상사의 승인을 얻어야 한다면 자존심에 상처를 입거나 자신이 어린애 취급을 당하고 있다고 생각하며 분개하는 사람도 있을 수 있다.

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*우선순위에 따라 일을 추진하다.

중요한 일이란 자신이 직접 수행해야하며, 그 결과에 대한 책임을 가지고 있는 일을 의미한다.

혹시 스케쥴에 맞지 않는 일이 있다면 이는 가능한 타인에게 위임하라. 반드시 직접 해야 하는 핵심업무가 아니거나 다른 직원이나 다른 부서에서도 할 수 있는 사소한 일이라면 직접 관여하지 않는 것이 좋다.

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*직원에게 기대하는 것이 무엇인지 명확하게 밝혀라.

성공하는 관리자와 경영자는 먼저 달성해야 할 목표와 기대치를 부하직원들과 함께 설정하고 그 실행 과정에 대해 모니터하고 지원한다.

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*사안을 가장 단순한 개념으로 정리하는 습관을 길러라.

 

*직원들이 개인적, 직업적인 이익을 얻을 수 있도록 지원하라.

개인의 이익과 회사의 이익은 궁극적으로 일치해야 한다. 즉, 회사와 개인이 이익을 얻는 데 있어 상호 대립이 없어야 한다는 것이다.

회사와 직원은 서로 떨어져 생각하기 어려운 존재로 상호 의존적이다. 직원들의 사기와 충성심은 회사에 이익을 가져다주며, 이 같은 직원의 충성심은 일차적으로 회사에 대한 신뢰에서 비롯된다. 즉, 회사가 자신들에게 정당한 대우를 해주고 있으며, 스스로 회사 차원의 배려를 받고 있다는 느낌을 갖게 되면 더욱 열심히 일하고 애사심을 키워가게 된다.

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*부하직원에게 과중한 업무를 맡기지 말고, 과도한 개입을 삼가하라.

 

*다른 사람이나 부하직원 앞에서 중간관리자를 야단치지 말라.

부서 직원들 앞에서 중간관리자를 문책하는 것은 경영자의 위신을 깎아내릴 뿐 아니라 관리자와 직원 모두의 사기를 떨어뜨리는 일이다.

또한 경영자는 자신의 실책을 다른 사람에게 절대로 전가해서는 안된다. 직원들이 큰 실수를 하기 전에 충고를 하고, 적절한 훈련을 하는 것이 당신의 의무이다. 만약 이를 방기한다면 그에 대한 비난은 당신에게 돌아올 것이다. 평가와 문책은 늘 공정해야 한다.

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*직원들이 일한 만큰 충분히 월급을 받고 있는지 살펴보라.

대부분의 사람들이 대가를 기대하며 일한다. 이는 부정할 수 없는 사실이다. 그렇기 때문에 업무수행 성과가 탁월하다거나, 더 큰 책임을 맡긴다거나, 혹시 회사에 큰 기여를 했을 때 가장 적절한 보상은 급여를 인상해주거나 성과급을 주는 것이다.

같은 맥락에서 급여 인상의 표면적인 이유는 어떤 경우이든지 이 세가지의 원인 중 하나로 귀결되어야 한다. 그래야만 정당성을 확보할 수 있다.

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**모든 사람들과 잘 어울릴 수 있는 능력은 가치 있는 특성이다.

사람들과 잘 어울리는 능력은 다소 포괄적인 특성이지만 어느 조직에서나 기본적으로 요구되는 조건이다. 이런 능력은 여러가지 방식을 통해 발휘되는데 기본적으로 친절한 성품에 근거한다. 이와함께 인관관계에 있어 지켜야 할 절대적인 규율, 즉 황금률을 일관되게 지킬 때 발휘된다. 황금률은 다음에 제시하는 ‘해야 할 일’과 ‘하지 말아야 할 일’을 통해 좀 더 구체적으로 확인할 수 있을 것이다.

1.사람들의 약점을 보기 보다 장점을 보고 칭찬하라.

2.사소한 일에 참을성 없이 화내지 말라.

3.자신의 의견에 반대하는 의견을 솔직하게 밝힌 사람에게 유감을 가지지 말라.

적을 만드는 일은 시간낭비다.

4.다른 사람의 감정과 관심사를 배려하는 습관을 가져라.

5.너무 이기적으로 자산의 이해관계에만 매달리지 마라.

본인의 일을 완수하고, 동료들과 협업하는 데 관심을 갖는 것이 자기 자신의 이익에만 몰두하는 것보다 훨씬 더 현명한 일이다.

6.기회가 있을 때마다 다른 사람들을 도와라.

7.어떤 경우든지 정의롭게 행동하라. 이는 공정함을 넘어 항상 올바르게 행동해야 한다는 것을 의미한다. 사람들은 자기 중심적으로 생각하는 경향이 있기 때문에 다른 사람의 이해에 대해 생각하지 못하고 의도치 않은 피해를 입힐 때가 종종 있다. 예를 들어 어떤 임무를 수행하는데, 필요한 방법을 알려주지 않은 관리자에게 잘못이 있음에도 불구하고, 부하직원이 부당하게 비난을 받는 경우가 있다. 높은 직위에 있거나 부하직원을 관리해야 한다면 공정한 입장을 견지하기 위해 노력해야 한다. 한발 뒤로 물러나 상황을 파악하도록 하라.

8.중간관리자라면 적절하게 통제된 건강한 유머감각을 발휘할 수 있어야 한다. 계속 인상을 쓴다거나 무표정한 얼굴로 심각한 분위기를 만드는 것은 경계해야 한다.

9.좀 더 진심에서 우러난 마음으로 인사를 건네라.

인사는 자발적인 행동이어야 하며, 결코 꾸미거나 강요된 것이어서는 안된다.

10.만약 누군가의 동기가 의심되는 충분한 이유가 있다고 해도, 의심하기 전에 그의 입장에 대해 살피고 좋은 방향으로 생각하고 그를 배려하려는 노력을 기울여라. 상호 간의 불신이나 의심은 불필요한 마찰과 문제를 일으킨다. 이런 문제는 아주 심각한 지경에 이르기도 하는데 주로 오해를 하고 있거나, 잘 알지 못해서, 혹은 확실하지 않은 상황에서도 상대방에게 잘못이 있다고 단정하는 경우에 자주 발생하는 일이다.

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*너무 가까이 다가가지는 말라.

상대방을 존중하는 것은 중요하다. 하지만 모든 의견에 동의하고 수긍하거나 양보하는 태도를 보이면서 모든 사람들과 잘 지내려고 애쓰는 것은 좋은 방식이 아니다. 너무 지나치게 수용적인 태도를 보이면 이용당할 수도 있다. 그런 상황에 이르면, 각각의 사안에 따라 이런 상황을 잘 피하거나 넘긴다고 해도 근복적인 문제는 해결되지 않을 것이다.

여러가지 정보나 의견을 바탕으로 자신이 옳다는 판단이 서면, 단순히 싸움을 피하기 위해 주도권을 내어줘서는 안된다.

세익스피어는 자신의 희곡 ‘햄릿’에서 폴로니우스가 아들에게 “싸움에 휘말리지 않도록 주의하거라. 하지만 일단 싸움이 벌어지면 상대를 제압해야 한다.”라고 말하는 대사를 통해 이런 점을 명쾌하게 표현했다.

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*외모가 당신을 평가하는데 어떤 영향을 미치는지 알아라.

당신이 목표하는 직위의 상사가 어떻게 옷을 입고, 치장하는지를 보고 그대로 따르라.

 

*직장에서 절대 불경스런 말을 쓰지 마라.

저속한 언어를 사용하지 않는 것만으로도 다른 사람들에게 대우 받을 수 있다. 불행하게도 전문가들이 모인 직장에서도 외설적이고 천박한 말들이 일상적으로, 때론 의도적으로 사용되고 있다. 심지어 어떤 사람들은 저속한 말이 자신의 권력, 힘, 실행력을 표현한다고 생각하기도 한다. 결과적으로 노골적이고, 저속한 말은 아무에게도 도움이 되지 않는다. 그러한 잘못된 언사는 경멸만 불러올 뿐이다.

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*문서로 작성할 것이 무엇이고, 누가 읽을 것인지를 신중하게 결정하라.

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*평생교육을 통해 끊임없이 자기계발을 하라.

 

*자신과 직원들의 성향을 파악하고 분석하라.

사람들이 일반적으로 어떤 행동을 하는 방식은 그 자신이 의도적으로 취한 방식이라기보다 그렇게 행동할 수밖에 없기 때문인 경우가 많다. 이는 결국 사람들이 서로 다르다는 사실을 인식하는 것이 중요하다는 말이다. 서로 다른 성격적 유형에 대한 충분한 이해가 없더라도 사람들마다 사물을 보고, 그에 대한 반응을 보이고, 판단하고, 결정을 내리는 방식이 다르다는 것을 인식하는 것으로도 충분하다. 이런 인식을 통해 당신은 자신은 물론 다른 사람들의 성격을 이상하게 여기지 않고, 정상적으로 받아들일 수 있을 것이다.

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#표.

관리자 실무전문가

외향적이다. 내향적이다.

솔직하고, 붙임성 있다. 말수가 적고 사색적이다.

여럿이 있기를 좋아하고, 사교적이다. 혼자 있는 것을 좋아한다.

사람들을 좋아한다. 혼자 일하는 것을 좋아한다.

다른 사람들로부터 에너지를 얻는다. 내면으로부터 에너지를 얻는다.

지배적이다. 주제넘지 않는다.

다른 관점들을 이해하고자 한다. 사실을 추구한다.

사물을 조직화하기를 좋아한다. 일하는 것을 좋아한다.

사업,원가,활용,실천 등에 관심이 많다. 과학,기술,노하우,고안,기능,원리 등에 관심이 많다.

여러 일을 할 수 있는 능력이 있다. 난해한 일을 완수하는 능력이 있다.

의사소통에 능하다. 분석에 능하다.

빠르고 직관적인 의사결정을 한다. 방법적 의사결정을 한다.

리더십 자질이 있다. 독립적이고 자부심이 강하다.

추진력이 있다. 지적이다.

활력과 에너지가 있다. 명상을 좋아하고 철학적이다.

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